Paano Tumatakbo ang isang Seattle GC ng 4-Person Crew Nang Walang Opisina o Dispatcher

Ang Problema sa Pagpapatakbo ng isang Crew

Si Marcus Rodriguez ay isang general contractor sa Seattle sa loob ng siyam na taon. Dalawang taon na ang nakaraang, siya ay nag-hire ng kanyang unang crew member. Pagkatapos ay isang segundo. Pagkatapos ay isang pangatlo. Sa oras na mayroon na siyang apat na taong nagtatrabaho para sa kanya, gumugugol siya ng halos dalawang oras araw-araw sa umaga upang malaman kung nasaan ang bawat isa, nagpapadala ng text messages ng detalye ng trabaho, at hinahabol ang mga invoice na hindi kailanman ipinadala.

"Ako ang bottleneck," sabi ni Marcus. "Mayroon akong mga guys na naghihintay sa kanilang mga trak para sabihin ko kung saan sila pupunta. Ito ay dead time na binabayaran ko."

Ang koordinasyon na problema ay nagkakahalaga sa kanya ng hindi bababa sa $300 bawat linggo sa idle hours — hindi kasama ang mga invoice na nahulog sa pagitan.

Ang Pagbabago sa Scheduled Dispatch

Nang magsimula si Marcus na gumamit ng Schedule at Team features sa JobsPaid, ang unang bagay na ginawa niya ay ilagay ang bawat kumpirmadong trabaho sa kalendaryo para sa susunod na linggo.

"Linggo ng gabi gumagugol ako ng 20 minuto sa pag-iskedyul ng linggo. Bawat trabaho ay nakalaan sa tamang tao. Lunes ng umaga, ang aking mga guys ay nag-bubukas ng app, nakikita ang kanilang trabaho, at direktang pumupunta doon. Hindi ako nakakatanggap ng kahit isang tanong bago ang 9 AM."

Bawat crew member ay nakikita lamang ang kanilang sariling mga trabaho. Walang kalituhan, walang aksidenteng lumilitaw sa maling address.

Ang Approvals ay Huminto sa mga Nakakahiyang Pagkakamali

Ang mas malaking pagbabago ay ang invoicing. Bago ang JobsPaid, nagtiwala si Marcus sa kanyang crew na magpadala ng mga invoice pagkatapos kumpletuhin ang trabaho. "Isa sa aking mga guys ay nagpadala ng invoice na $3,200 kung ang trabaho ay $4,800 — isang kumpletong maling kalkulasyon. Ang customer ay nagbayad ng $3,200 at naisip na tapos na kami."

Ngayon bawat invoice na ginawa ng kanyang crew ay dumadaan sa Approvals bago ang payment link ay nag-activate. Si Marcus ay nagsusuri ng 5-8 invoices sa dulo ng bawat araw, karaniwang sa loob ng humigit-kumulang 10 minuto. Siya ay nakakuha ng mga maling halaga, mga maling customer, at mga nawawalang line items — bago pa man ito umbot sa isang kliyente.

Ang Mga Numero

Si Marcus ay nag-estimate na ang kombinasyon ng mas mahusay na pag-iskedyul at invoice approvals ay nakatipid sa kanya:

• $400/linggo sa coordination overhead (crew idle time, oras ni Marcus)
• 2-3 invoicing errors bawat buwan na mahuhuli bago umbot sa mga customer
• $15,000 sa isang quarter mula sa mga trabahong maaari na niyang gawin na dati ay kailangang i-turn down

"Ako ay lumipat mula sa pag-apoy ng labanan araw-araw sa aktwal na pag-manage ng negosyo," sabi niya. "Ang schedule ay tumagal sa akin ng 20 minuto upang matuto. Ang approvals ay tumagal pa man ng mas kaunti. Hindi ko alam kung bakit ako naghintay ng mahabang panahon."